訪問先が留守だった経験は誰にでもあります。慌ててしまい、その場で適切に対応できなかったことはありませんか。
本記事では、ビジネス・個人宅のどちらでも使える「留守時の対応方法」と、状況別の具体的な文例をまとめています。メモや伝言の書き方、再訪のタイミング、電話・メールでのフォロー方法まで網羅しているため、急な訪問でも安心です。
この記事を読むことで、相手に失礼なく、かつ誠実さを伝えるスマートな対応が身につきます。留守時こそ信頼を積み重ねるチャンスと考え、丁寧なメッセージで印象をアップさせましょう。
訪問先が留守だったときに取るべき正しい行動
訪問先が留守だったとき、焦ってしまうことはありませんか。
しかし、対応の仕方ひとつで相手の印象が大きく変わります。
ここでは、ビジネス・プライベートのどちらにも通用する「落ち着いた正しい行動の流れ」を紹介します。
その場ですぐに判断する3ステップ
まず、相手が留守だと分かった瞬間に取るべき行動を整理しておきましょう。
慌てず、冷静に判断することが基本です。
| ステップ | 行動内容 |
|---|---|
| ① | ドアベルを1〜2回鳴らして反応を確認 |
| ② | 周囲の状況（照明・車など）から不在を判断 |
| ③ | 再訪またはメモを残す対応に切り替える |
特に個人宅では、長時間の滞在や周囲を見回す行為は避けましょう。
不在確認後は、静かにその場を離れるのがマナーです。
ビジネス・個人宅で異なる対応マナー
留守対応は、訪問先が「会社」か「個人宅」かによっても適切な行動が変わります。
| 訪問先 | ポイント |
|---|---|
| 会社・オフィス | 受付や他部署の方に確認し、伝言を依頼するのが丁寧です。 |
| 個人宅 | インターホンに応答がなければ無理に再呼び出しせず、メモを残す程度に留めます。 |
ビジネスでは「次の行動の約束を残す」、個人宅では「相手を驚かせない配慮をする」という違いを意識すると良いでしょう。
再訪のタイミングと適切な間隔の考え方
不在時の再訪は、タイミングを誤ると迷惑に感じられることもあります。
理想は1日以上あけて再訪することです。
| 状況 | 再訪までの目安 |
|---|---|
| ビジネス（約束あり） | 翌日または相手の指定日 |
| ビジネス（飛び込み） | 2〜3日後が望ましい |
| 個人宅 | 1週間以内の同時間帯 |
再訪の際は、「先日はご不在でしたので改めて伺いました」とひとこと添えるだけで、印象が大きく変わります。
繰り返し訪問するよりも、丁寧なメモや連絡で誠意を伝える方が効果的です。
訪問時の冷静な対応は、相手への信頼を積み重ねる第一歩です。
留守時に残すメモ・伝言の基本ルール
訪問先が留守だった場合、メモや伝言を残すことは相手への誠意を示す重要な手段です。
ここでは、読みやすく、失礼のないメモ作成のポイントを解説します。
メモの構成と5W1Hの使い方
伝言は誰が・いつ・どこで・誰に・何を・今後どうするかの6つの要素（5W1H）で整理すると、相手に正確に意図が伝わります。
| 要素 | 記載例 |
|---|---|
| 誰が（差出人） | 〇〇株式会社 営業部 山田 |
| いつ（訪問日時） | 本日14時頃 |
| どこに（訪問場所） | 御社受付 |
| 誰に（宛先） | △△様 |
| 何のために（目的） | 資料のお届け・ご挨拶 |
| 今後どうするか（次の行動） | 改めてご連絡いたします |
この形式で書くと、短くても相手が状況をすぐに把握できます。
印象を左右する書き方のコツとNG例
メモを書く際には、次の点に注意してください。
- 字は丁寧に書くこと（読みにくい文字は避ける）
- 簡潔で誤解のない表現を使うこと
- 赤文字や蛍光マーカーは、重要な部分だけに使用
- NG例：曖昧な表現や催促するような文言は避ける
例：NG「急いで返事ください」 → OK「ご都合のよい際にご連絡いただけますと幸いです」
フルバージョン例文：名刺添付メモの書き方
実際に使える、名刺を添付したメモのフル例文です。
〇〇株式会社 営業部 山田 △△様 本日14時頃にご挨拶と資料のお届けに伺いましたが、ご不在でした。 つきましては、改めてご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：example@company.co.jp
名刺を添えることで、相手が差出人をすぐ確認でき、信頼感を高めます。
丁寧に整理されたメモは、留守時でもあなたの誠意を伝える最高のツールです。
ビジネス訪問時の留守対応文例集【完全版】
ビジネスシーンでは、留守時の対応で誠実さと礼儀を伝えることが大切です。
ここでは、状況別に実際に使える文例を複数紹介します。
担当者が不在だったときの文例5選
1. 本日14時にお約束の件でお伺いしましたが、ご不在でした。 資料をお渡ししたく存じますので、改めてご都合の良い日時をお知らせください。 〇〇株式会社 営業部 山田 2. 本日ご訪問しましたが、△△様はご不在でした。 ご都合の良い時にご連絡いただけますと幸いです。 〇〇株式会社 営業部 山田 3. 先ほどお伺いしましたが、ご不在でしたのでメモにて失礼いたします。 資料をご確認いただければ幸いです。 〇〇株式会社 営業部 山田 4. 本日ご訪問した際、△△様は席を外されていました。 改めて訪問またはご連絡を差し上げます。 〇〇株式会社 営業部 山田 5. 本日お約束の時間に伺いましたが、不在のためメモを残します。 後日改めてお伺いいたしますので、よろしくお願いいたします。 〇〇株式会社 営業部 山田
アポイントなし訪問時に使える文例5選
1. 突然の訪問で失礼いたしました。 ご挨拶のためお伺いしましたが、ご不在でした。 改めてご連絡差し上げます。 〇〇商事 営業課 佐藤 2. 急なご訪問で失礼いたしました。 ご都合の良い際にご連絡いただけますと幸いです。 〇〇商事 営業課 佐藤 3. 本日立ち寄らせていただきましたが、ご不在でした。 改めてご挨拶申し上げます。 〇〇商事 営業課 佐藤 4. ご挨拶のため伺いましたが、席を外されていました。 後日改めてお伺いいたします。 〇〇商事 営業課 佐藤 5. 本日突然の訪問となり申し訳ありません。 ご不在でしたので、メモにて失礼いたします。 〇〇商事 営業課 佐藤
再訪予定を伝える場合の文例5選
1. 先日お伺いしました際、ご不在でしたので 明日午後に改めてお邪魔いたします。 ご都合の悪い場合はご一報ください。 〇〇株式会社 営業担当 中村 2. ご訪問時ご不在でしたので、 来週月曜日に再度お伺い予定です。 ご都合に合わせて調整いただけますと幸いです。 〇〇株式会社 営業担当 中村 3. 本日お伺いしましたがご不在でした。 後日改めて訪問いたしますので、よろしくお願いいたします。 〇〇株式会社 営業担当 中村 4. 先日はご不在のためご挨拶できませんでした。 近日中に改めて訪問させていただきます。 〇〇株式会社 営業担当 中村 5. お約束の時間に伺いましたが、ご不在でした。 明日以降のご都合を伺いたく、改めてご連絡差し上げます。 〇〇株式会社 営業担当 中村
【テンプレート】書き換え自在なビジネスメモ例
〇〇株式会社 ○○部 ○○様 本日○時にお伺いしましたが、ご不在でした。 資料をお届けしたく存じますので、改めてご都合の良い日時をお知らせください。 電話番号： メールアドレス：
この章の文例を活用すれば、どのビジネスシーンでも安心して留守対応が可能です。
個人宅を訪問したときの留守文例集【カジュアル・フォーマル別】
個人宅への訪問では、丁寧さを保ちつつ親しみやすさも意識すると、相手に好印象を残せます。
ここでは、状況や関係性に応じた文例を複数紹介します。
親しい相手へのやわらか文例3選
1. こんにちは。近くまで来たので立ち寄りましたが、ご不在でした。 また改めて伺います。寒い日が続きますので、お体に気をつけてくださいね。 〇〇より 2. 今日ちょっと顔を出そうと思ったのですが、ご不在でした。 後日また伺いますので、よろしくお願いします。 〇〇より 3. 先ほどお邪魔しましたが、席を外されていました。 また都合のよい時にお会いできればと思います。 〇〇より
ご挨拶・引っ越し時の丁寧文例3選
1. ご挨拶にお伺いしましたが、お留守でした。 また改めてお伺いいたします。どうぞよろしくお願いいたします。 △△町内の〇〇です 2. 引っ越しのご挨拶に参りましたが、ご不在でしたのでメモにて失礼いたします。 改めてご挨拶に伺わせていただきます。 △△町内の〇〇です 3. 本日ご挨拶に伺いましたが、お留守でした。 後日改めてご挨拶申し上げますので、よろしくお願いいたします。 △△町内の〇〇です
季節のあいさつを加えた文例3選
1. 本日ご訪問しましたが、ご不在でした。 まだまだ寒い日が続きますので、どうぞお体にお気をつけください。 〇〇より 2. 先ほどお伺いしましたが、お留守でした。 暖かくなってきましたので、また近いうちにお会いできればと思います。 〇〇より 3. 本日ご挨拶に伺いましたが、不在のためメモを残します。 日差しが強くなってきましたので、体調にはご注意ください。 〇〇より
【テンプレート】そのまま使える個人向けメモ例
〇〇様 本日ご訪問しましたが、ご不在でした。 後日改めて伺いますので、よろしくお願いいたします。 〇〇より
個人宅向けの文例を状況に合わせて使い分けることで、親しみやすく丁寧な印象を与えられます。
訪問後のフォロー連絡とメッセージ例
留守時にメモを残すだけでなく、訪問後にフォロー連絡をすることで、相手への印象をさらに良くすることができます。
ここでは電話・メールの両方で使える文例を紹介します。
電話で伝えるフォロー例文集（5パターン）
1. 先日はご訪問時にご不在でしたので、ご連絡差し上げました。 改めて資料をお届けしたく存じます。ご都合のよい日時をお知らせください。 2. 本日ご訪問しましたが、席を外されていました。 後日改めて伺いたく、日時のご都合をお聞かせいただけますか。 3. 先ほどはご不在でしたので、お電話にてご挨拶申し上げます。 資料のお渡しも含め、改めてご訪問させていただければと思います。 4. ご訪問時にお会いできなかったため、お電話にてご連絡差し上げました。 ご都合のよい日時に改めてお伺いできれば幸いです。 5. 本日訪問しましたがご不在でしたので、電話にて失礼いたします。 後日ご都合に合わせてお伺いできればと思います。
メールで送るフォロー文例集（5パターン＋件名例）
件名：先日のご訪問について 〇〇株式会社 △△様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。 先日お伺いしました際、ご不在でしたのでメールにてご連絡申し上げます。 資料を直接お渡しできればと存じます。ご都合のよい時間をお知らせいただければ幸いです。 よろしくお願いいたします。 --- 件名：ご訪問のご連絡 △△様 本日ご訪問しましたが、ご不在でした。 改めて訪問させていただきたく、ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。 〇〇株式会社 □□
【フルバージョン例文】訪問→不在→メールフォローの一連例
〇〇株式会社 △△様 先日は14時にお伺いしましたが、ご不在でしたのでメモを残させていただきました。 つきましては、改めて資料をお届けしたく存じます。 ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：example@company.co.jp 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇株式会社 営業部 山田
電話・メールいずれも、短く簡潔に、相手が対応しやすい内容にまとめることがポイントです。
印象を高める留守対応の心構えと気配り
留守時の対応で相手に与える印象は大きく変わります。
ここでは、訪問時やメモ・フォロー連絡を通じて信頼を築くための心構えと気配りを解説します。
「思いやり」が伝わる3つの基本姿勢
まず大切なのは、相手への配慮を行動と言葉で示すことです。
- 相手の都合を尊重する: 長時間待たず、再訪や連絡のタイミングに配慮する
- 簡潔でわかりやすい伝え方: メモやメールは短く、要点を整理して伝える
- 誠実な態度を示す: 言葉遣い・字の丁寧さ・署名の明記で信頼感を演出する
信頼される人の書き方・話し方の共通点
留守対応の文章や電話での話し方には、次の特徴があります。
- 短文でポイントが明確
- 相手に選択肢を委ねる柔らかい表現
- 過度な敬語や催促ではなく、自然で丁寧な言葉遣い
- 署名・連絡先が明確で、相手が迷わない構成
ミスを防ぐためのセルフチェックリスト
留守時のメモや連絡を送る前に、必ず次の項目を確認しましょう。
- 誤字・脱字はないか
- 日時や相手名は正確か
- 要点が簡潔にまとめられているか
- 署名・連絡先は明記されているか
- 文面が相手の負担にならない内容か
丁寧で思いやりのある対応は、留守時でも信頼を積み重ねる大きなチャンスです。
まとめ：留守対応は信頼を築く第一歩
訪問先が留守だったときの対応は、単なるマナー以上に相手への印象を左右します。
今回紹介した文例やポイントを押さえることで、誰でも落ち着いてスマートに対応できるようになります。
- まずはその場で冷静に判断し、無理な待機や連絡は避ける
- メモや伝言は5W1Hで整理し、誤解のない文章を心がける
- ビジネス・個人宅での文例を使い分け、状況に応じた適切な表現を選ぶ
- 訪問後のフォロー連絡も忘れずに、相手に負担をかけない簡潔な文章で伝える
- 思いやりと誠実さを示すことで、留守時でも信頼を積み重ねられる
不在時こそ、丁寧でわかりやすいメッセージを残すチャンスです。相手に配慮した行動と文章で、信頼関係を一歩ずつ築きましょう。
