日程調整メールは、単なる予定連絡ではなく、相手に配慮しながらスムーズにやり取りを進めるための重要なビジネススキルです。本記事では、上司や社内の同僚、取引先へのメールで使える文例を多数紹介しています。
件名の書き方から挨拶文、候補日の提示方法、結びの言葉まで、初心者でも迷わず作成できるテンプレート形式で解説。さらに、忙しい相手にも返信してもらいやすい工夫や送信前のチェックリストも網羅しています。
すぐに使えるフルバージョンの例文も掲載しているため、この記事を参考にすれば、今日から効率的かつ丁寧な日程調整メールを送ることができます。これで、予定調整の手間を大幅に減らし、相手との信頼関係も築けます。
日程調整メールとは？目的とビジネスマナーの基本
この章では、そもそも日程調整メールとは何か、そして相手に好印象を与えるための基本マナーについて解説します。
社会人になると、会議や面談、打ち合わせなどで日程を調整する機会が増えます。
そんなときに役立つのが、相手との予定をすり合わせる「日程調整メール」です。
日程調整メールの役割と重要性
日程調整メールの目的は、予定を決めることだけではありません。
相手への配慮や誠実な姿勢を伝えることも大切な役割です。
特に社外の相手に送る場合は、文面一つで信頼感や印象が大きく変わります。
たとえば、「ご都合のよい日時をお知らせください」という一文を添えるだけでも、丁寧さがぐっと増します。
| 良い例 | 悪い例 |
|---|---|
| ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 | いつが空いていますか？ |
| お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。 | すぐに返事をください。 |
相手に好印象を与える基本マナー3選
相手に不快感を与えず、スムーズに予定を決めるには、以下の3つを意識すると効果的です。
| ポイント | 説明 |
|---|---|
| 1. 丁寧な挨拶を入れる | 「お世話になっております」や「いつもありがとうございます」など、冒頭の一言が印象を左右します。 |
| 2. 候補日は複数提示する | 相手が選びやすくなるよう、2〜3日分の候補を箇条書きで提示します。 |
| 3. 結びの言葉で配慮を示す | 「ご多用のところ恐縮ですが」「ご確認のほどお願いいたします」などの締め方で丁寧さを保ちます。 |
書く前に気をつけたいNG行動
日程調整メールでは、気づかないうちに相手に負担をかけてしまう表現もあります。
以下の点に注意しましょう。
| NG行動 | 改善方法 |
|---|---|
| 自分の都合だけを押しつける | 「ご都合のよい日時を教えてください」と柔らかく表現する。 |
| 返信期限を明確にしない | 「〇日までにご返信いただけますと幸いです」と具体的に伝える。 |
| 件名が曖昧 | 「〇月〇日打ち合わせ日程のご相談」など、内容がひと目で分かる件名にする。 |
日程調整メールは「予定を決めるための連絡」以上の意味を持ちます。
相手に対して丁寧な印象を残すことが、結果的に信頼関係を築く第一歩になるのです。
次の章では、実際にメールを書く前に確認すべき3つの準備ポイントを紹介します。
メールを送る前に確認したい3つの準備
日程調整メールを書く前に、いきなり本文に入るのではなく、準備段階で押さえておきたいポイントがあります。
ここで紹介する3つのポイントを意識するだけで、相手が返信しやすく、スムーズに予定を決められるメールになります。
相手の都合を優先する考え方
メールを送る際には、自分の都合だけでなく相手のスケジュールも考慮することが重要です。
特に上司や社外の相手に送る場合は、候補日を複数提示し、「ご都合のよい日時をお知らせください」といった柔らかい表現を使うと印象が良くなります。
例：
- 〇月〇日（火）午前10時〜
- 〇月〇日（水）午後2時〜
- 〇月〇日（金）午前中
返信しやすい構成と候補提示のコツ
候補日を提示する際は、箇条書きにすることで視認性が上がり、相手も選びやすくなります。
また、メールの構成は「件名 → 挨拶 → 本文 → 候補日提示 → 結び」とすると、受け取った相手が迷わず確認できます。
具体例：
- 件名：「〇月〇日打ち合わせ日程のご相談」
- 挨拶：「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。」
- 本文：「打ち合わせの日程についてご相談させていただきます。」
- 候補日提示：上記の箇条書き日程
- 結び：「ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。」
メール送信の最適なタイミング
メールを送る時間帯も返信率に影響します。
例えば、早朝や深夜は避け、業務開始直後や昼前の時間帯に送ると、相手がすぐに確認しやすくなります。
また、送信前に内容を読み返し、誤字脱字や候補日、相手の名前が正しいかを必ず確認しましょう。
この段階で準備を整えておくと、メールを受け取った相手は迷わず返信でき、予定調整がスムーズに進みます。
メールを書く前の準備は、短時間で予定を決めるための重要なステップです。
次の章では、日程調整メールの基本構成と書き方テンプレートを詳しく解説します。
日程調整メールの基本構成とテンプレート
この章では、日程調整メールを作成する際に押さえておきたい基本構成と、すぐに使えるテンプレートを紹介します。
構成を理解しておくと、どんな相手でもスムーズに調整でき、誤解や手戻りを防ぐことができます。
件名・挨拶・本文・結びの型を覚えよう
日程調整メールは以下の順番で書くとわかりやすく、相手にも配慮した印象になります。
| 構成 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 「〇月〇日打ち合わせ日程のご相談」など、内容が一目でわかるように簡潔に書く |
| 挨拶 | 「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。」など、冒頭で名乗る |
| 本文 | 日程調整の目的を明確に伝える。「打ち合わせの件で日程を調整させていただきたくご連絡しました」など |
| 候補日提示 | 2〜3日分の候補日を箇条書きで提示する |
| 結び | 「ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです」など、丁寧に締める |
候補日の提示方法と書き方例
候補日を提示する際のポイントは以下です。
- 具体的な日時を明示する（例：〇月〇日（火）午後2時〜）
- 複数提示することで相手が選びやすくする
- 全ての候補に必要な情報を揃える（曜日・時間帯）
例：
- 〇月〇日（火）午前10時〜
- 〇月〇日（水）午後2時〜
- 〇月〇日（金）午前中
定型句・クッション言葉の使い方一覧表
メール文の柔らかさや丁寧さを演出するために、以下の定型句を活用しましょう。
| 用途 | 定型句例 |
|---|---|
| 挨拶 | お世話になっております。/ いつもありがとうございます。 |
| 依頼 | ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。/ ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
| 候補日提示 | 下記の候補日でご都合はいかがでしょうか。/ ご都合のよい日時をお知らせください。 |
| 結び | お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。/ ご返信をお待ちしております。 |
このテンプレートを覚えておくと、どのような相手でもスムーズに日程調整が可能です。
次の章では、シーン別に使える具体的な日程調整メールの文例を紹介します。
【完全保存版】日程調整メールの文例集
ここからは、実際に使える日程調整メールの文例をシーン別に紹介します。状況に合わせてそのままコピーして使えるフルバージョン例文も掲載しています。
① 上司・社内向けのメール文例（打ち合わせ・面談）
社内での上司への日程確認は、簡潔かつ丁寧な表現が好まれます。
文例：
件名：〇月〇日打ち合わせ日程のご相談
お世話になっております。〇〇部の△△です。
打ち合わせの件につきまして、〇月〇日以降でご都合のよい日時をお伺いできますでしょうか。候補として、以下の日程を考えております。
- 〇月〇日（火）午前10時〜
- 〇月〇日（水）午後3時〜
- 〇月〇日（金）午前中
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。
② 取引先・社外向けのメール文例（依頼・調整）
社外向けでは、自社名・氏名・役職を明記し、丁寧な文章にすることが重要です。
文例：
件名：打ち合わせ日程のご相談（〇〇株式会社 △△）
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
先日ご提案した件につきまして、打ち合わせの日程を調整させていただきたくご連絡申し上げました。
候補日を下記の通りご案内いたします。
- 〇月〇日（火）午後2時〜
- 〇月〇日（水）午前10時〜
- 〇月〇日（金）午後4時〜
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
③ 相手から候補をもらったときの返信文例
相手から候補日を提示された場合は、「承知しました」と明確に応答し、必要に応じて感謝の意を添えましょう。
文例：
件名：Re: 〇月〇日打ち合わせ日程のご相談
ご連絡ありがとうございます。
いただいた候補日のうち、〇月〇日（火）午後2時でお願いいたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
④ 日程を変更・再調整するときのメール文例
予定変更や調整が必要になった場合は、早めに連絡し、相手に負担をかけない文章を心がけます。
文例：
件名：打ち合わせ日程変更のお願い
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
先日ご案内した〇月〇日（火）の打ち合わせについて、社内都合により日程を変更させていただきたく存じます。
新たな候補日として以下をご提案いたします。
- 〇月〇日（木）午前10時〜
- 〇月〇日（金）午後2時〜
お手数をおかけしますが、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
⑤ フルバージョン例：件名から署名までの完全メール例
フルバージョンの例文は、そのままコピーして送信できる完成形です。
文例：
件名：〇月〇日打ち合わせ日程のご相談
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
先日ご提案した件について、打ち合わせの日程を調整させていただきたくご連絡いたしました。
以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
- 〇月〇日（火）午前10時〜
- 〇月〇日（水）午後2時〜
- 〇月〇日（金）午後4時〜
いずれも難しい場合は、他の日程をご指定いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
―――――――
〇〇株式会社
△△（役職名）
メールアドレス：example@example.com
電話番号：03-xxxx-xxxx
忙しい相手にも届く！返信をもらいやすい工夫
多忙な相手には、単に候補日を送るだけでは返信が遅れることがあります。ここでは、相手がスムーズに返信できる工夫を紹介します。
候補日数の最適化と書き方例
候補日は多すぎても迷わせてしまいます。理想は2〜3日程度に絞ることです。
また、「いずれも難しい場合は別日をご指定ください」と一文添えると、柔軟な印象を与えられます。
例：
- 〇月〇日（火）午前10時〜
- 〇月〇日（水）午後2時〜
- 〇月〇日（金）午前中
- ※いずれもご都合が合わない場合は、別日をご指定ください。
返信を促す一言フレーズ集
メールの最後に短い一言を添えることで、相手が返信しやすくなります。
| 状況 | フレーズ例 |
|---|---|
| 返信をお願いしたい | 「お手すきの際にご返信いただけますと幸いです。」 |
| 確認だけを促す | 「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」 |
| 急ぎの場合 | 「恐れ入りますが、〇日までにご返信いただけますと助かります。」 |
送信時刻・曜日別のマナーと注意点
メールは相手がすぐに目を通せる時間帯に送ることが大切です。
目安としては、業務開始直後の9時前後や午前中の時間帯が効果的です。早朝や深夜は避けましょう。
また、曜日によっても返信速度が変わる場合があります。例えば月曜日は週初めで予定が詰まりやすく、金曜日午後は週末を控えて返信が遅れる傾向があります。
候補日を絞り、返信を促す一言を添え、適切なタイミングで送ることで、多忙な相手でもスムーズに日程を決められます。
次の章では、送信前に見直したいチェックリストを紹介します。
送信前に見直したいチェックリスト
メールを送信する前に、内容や形式を最終確認することで、誤解やミスを防ぎ、相手に良い印象を与えることができます。
誤送信・名前・日付の確認項目
最も基本で重要なのが、宛先・氏名・日付・曜日の誤りがないか確認することです。
- 宛先のメールアドレスが正しいか
- 相手の氏名・会社名・役職名が正しいか
- 候補日の日付と曜日が一致しているか
- 添付ファイルがある場合は正しいファイルか
句読点と改行の整え方
読みやすいメールにするために、1文ごとに改行を入れ、句読点を適切に使用します。
- 長すぎる文章は分割して簡潔にする
- 箇条書きを活用して候補日や重要事項を整理
- 不要な記号や絵文字は避ける
テンプレート化で時短・品質向上を両立する方法
日程調整メールはテンプレート化することで、作業時間を短縮しつつ、一定の品質を保つことができます。
ポイント：
- 件名・挨拶・本文・候補日・結びの型を固定
- 状況に応じて候補日や一言フレーズを差し替えるだけで完了
- 過去のメール文例をストックしておくと便利
送信前の最終チェックでミスを防ぎ、相手にとって読みやすく、返信しやすいメールに仕上げましょう。
次の章では、記事全体のまとめとして、印象に残る日程調整メールを作るポイントを整理します。
まとめ：伝わる日程調整メールで信頼を築こう
日程調整メールは、単に予定を決めるだけの手段ではなく、相手に対する配慮や信頼感を伝える重要なコミュニケーション手段です。
本記事で紹介したポイントを押さえることで、どんな相手でもスムーズに予定を決められるメールを作成できます。
- 件名・挨拶・本文・候補日・結びの基本構成を理解する
- 候補日は2〜3日提示し、相手が選びやすくする
- 柔らかい表現やクッション言葉を使い、丁寧な印象を与える
- 送信前に宛先・日付・名前の確認を行い、ミスを防ぐ
- テンプレート化することで作業効率と品質を両立する
日程調整メールを正しく書くことで、相手とのやり取りがスムーズになり、信頼関係を築く一歩となります。
ぜひ今回紹介した文例やテンプレートを参考に、自分の業務スタイルに合わせてアレンジし、日々のメール作成に活用してください。
